Excel’den uçuş okulu yazılımına geçiş: iki haftalık plan

Yazılım geçişleri genellikle teknik zorluk yüzünden değil, işlerin yanlış sırayla yapılması yüzünden uzuyor. Geçmiş veriyi en başta aktarmaya çalışmak, ekip henüz sistemi tanımadan canlıya geçmek ve iki sistemi uzun süre paralel yürütmek en sık yapılan üç hata.

Aşağıdaki plan, bu üçünü de baştan dışarıda bırakıyor.

Birinci hafta: tanımlar

1.–2. gün — Filo ve meydanlar

Uçakları tescil, tip ve durumlarıyla girin. Her uçağın hangi görevlerde kullanılabileceğini işaretleyin; bu tanım sonraki adımların çoğunu belirliyor. Kullandığınız meydanları ICAO kodlarıyla ekleyin.

Bu adım genellikle yarım gün sürüyor ama etkisi büyük: eksik bırakılırsa planlama ekranı yanlış seçenek gösteriyor.

3.–4. gün — Müfredat

Görev gruplarını ve içindeki görevleri tanımlayın: adı, süresi, uçuş mu teorik mi, tekrar aralığı var mı. Özel satır bayraklarını (kontrol uçuşu, tazeleme, skill test) doğru işaretleyin — bunlar sonradan hangi satırların açılabileceğini belirliyor.

Müfredat tanımı geçişin en çok düşünme gerektiren adımı. Aceleye getirmeyin; bir kez doğru kurulduğunda bir daha dokunmuyorsunuz.

5. gün — Kişiler ve roller

Öğretmenleri ve yönetim kadrosunu girin, rollerini atayın. Öğrencileri henüz girmeyin — sıra onlarda değil.

Rolleri tanımlarken “kim neyi görmeli” sorusunu ekiple birlikte cevaplayın. Sonradan düzeltmek mümkün ama başta doğru kurmak daha az sürtüşme yaratıyor.

İkinci hafta: kullanım

6.–7. gün — Aktif öğrenciler

Yalnızca şu anda eğitimde olan öğrencileri girin. Her birine müfredat grubunu atayın ve mevcut ilerlemesini işleyin: hangi görevde kaç dakika var.

Mezun olmuş ya da uzun süredir gelmeyen öğrencileri şimdi girmeyin. Onlar arşiv verisi ve geçişin kritik yolunda değiller.

8.–9. gün — Paralel deneme

Günlük planı hem Excel’de hem sistemde kurun. Amaç sistemi test etmek değil, ekibin ekrana alışması. Bu iki gün boyunca yavaşlık normal.

Farkları not alın. Genellikle çıkan şey eksik bir görev tanımı ya da yanlış işaretlenmiş bir uçak uygunluğu oluyor; ikisi de dakikalar içinde düzeliyor.

10. gün — Kesme tarihi

Belirli bir tarihten itibaren yalnızca sistemi kullanın. Excel’i silmeyin ama açmayın. Paralel dönemi uzatmak geçişin en büyük düşmanı: iki kayıt varken hangisinin doğru olduğu belirsizleşiyor ve ekip ikisine de güvenmiyor.

Sonrası: geçmiş veri

Geçmiş uçuş kayıtlarını canlıya geçtikten sonra aktarın. Bu iş kimseyi bekletmiyor ve arka planda yürüyebiliyor. En başta yapmaya çalışmak, geçişi haftalarca geciktiriyor.

İlk ay neye dikkat edin

• Gerçek saat girişi aksıyor mu? En sık atlanan adım bu. Uçuş bitince saatlerin girilmesi alışkanlık hâline gelene kadar hatırlatma gerekiyor.
• Formlar birikiyor mu? Bekleyen form listesini haftada bir kontrol edin.
• Yetkiler doğru mu? İlk iki haftada “şunu göremiyorum” talepleri gelir; hepsini role işleyin, kişiye özel istisna açmayın.