Uçuş okulunda öğrenci carisi: saat satışı, taksit ve tahsilat

Çoğu uçuş okulunda para iki yerde takip edilir: muhasebe programında fatura, bir Excel tablosunda öğrencinin borcu. Uçuş saati ise üçüncü bir yerdedir. Sonuç, "bu öğrencinin kaç saati kaldı, ne kadar borcu var" sorusuna üç farklı cevap. Öğrenci carisi, bu üçünü tek kayda indirmek için var.

Cari neyi tutar, neyi tutmaz

Öğrenci carisi bir muhasebe defteri değil. e-Fatura, KDV beyanı ve resmî defter muhasebe yazılımında kalır. Carinin işi, okul ile öğrenci arasındaki ticari ilişkiyi uçuş kaydıyla aynı yerde tutmak: ne satıldı, ne ödendi, ne uçuldu, ne kaldı.

Satış: paket mi, saat mi

İki satış tipi vardır ve ikisi farklı davranır.

Kurs paketi satıldığında öğrenci bir kursa atanır ve müfredat ilerlemesi başlar. Borç, paketin toplam bedelidir; uçulan saat bu borçtan düşmez, müfredattaki görevi kapatır.

Saat satışı ise bir saat bankasıdır: PIC uçuşu, tazeleme ya da ek eğitim için öğrenci belirli sayıda saat satın alır. Her gerçekleşen uçuş bu bakiyeden düşer; kalan saat plan ekranında görünür ve bakiye bitince yeni plan yazılamaz.

Satış anında yapılması gereken tek işlem, doğru tipi seçmek. Kalan her şey (kursa atama ya da saat ekleme) o seçimden türemeli.

Döviz ve kur

Uçuş eğitimi fiyatları çoğunlukla avro ya da dolarla verilir, tahsilat ise TL yapılır. Carinin her hareketi işlem günündeki kurla birlikte tutması gerekir; aksi hâlde ay sonunda kur farkı nereden çıktı sorusu cevapsız kalır. Döviz kayıtların resmî kurla tutulması, muhasebeyle mutabakatı da tek satıra indirir.

Taksit ve vade

Paket satışı genellikle taksitlidir. Taksitlerin vadesiyle birlikte carinin içinde tanımlanması, "kim geciktirdi" sorusunu rapor değil liste hâline getirir. Geciken taksit için gecikme bedeli uygulanıyorsa, hesabın elle değil tanımlı kurala göre yapılması tartışmayı baştan bitirir.

Tahsilat ve makbuz

Her tahsilat numaralı makbuzla kapanmalı: tarih, tutar, para birimi, kur, hangi taksite sayıldığı. Makbuz numarasının atlanması ya da elle yazılması, denetimde ve öğrenciyle anlaşmazlıkta ilk sorulan şeydir. Tahsilatın birden fazla taksite dağıtılması gerekiyorsa dağılımı sistem yapmalı; elle dağıtılan tahsilat er ya da geç bir taksiti açık bırakır.

Öğrencinin kendi bakiyesini görmesi

Carinin en çok iş azaltan özelliği bu. Öğrenci kendi panelinden bakiyesini, kalan saatini ve yaklaşan taksitini gördüğünde, muhasebeye "borcum ne kadar" diye sorulan telefonlar kesilir. Okul tarafında ise ödemesi geciken öğrencinin plana yazılıp yazılamayacağı bir politika kararı olur ve sistem o kararı uygular.

Kurulum sırası

Cariyi kurarken sıra şöyle: önce ürünler (paketler ve saat tipleri) ve fiyatları tanımlanır; sonra mevcut öğrencilerin açık bakiyeleri devir hareketi olarak girilir; en son yeni satışlar sistemden yapılmaya başlanır. Geçmiş hareketlerin tek tek aktarılmasına gerek yok; devir bakiyesi yeterli, detay eski tabloda arşivde kalır.